100. Agenda
Garis besar
Latihan ini memberikan kesempatan kepada peserta menyusun agenda mereka untuk sesi membangun kerja sama tim.
Tujuan
1. Memberikan kesempatan kepada anggota kelompok untuk saling mengenal satu sama lain dengan lebih baik.
2. Memberikan kesempatan kepada anggota kelompok untuk memilih isi agenda yang akan didiskusikan.
3. Memberikan kesempatan kepada anggota kelompok untuk mengurutkan isi agenda yang akan didiskusikan.
4. Mendorong rasa memiliki isi agenda dan komitmen terhadap isi tersebut.
Waktu yang dibutuhkan
40-60 menit.
Jumlah peserta
Tidak dibatasi, tapi seluruh peserta hendaknya berasal dari kelompok kerja yang sama.
Materi yang dibutuhkan
Sebuah pulpen dan selembar kertas untuk masing-masing peserta, sebuah flipchart serta spidol.
Prosedur
1. Mintalah para peserta berpasang-pasangan dengan seseorang yang belum mereka ajak bicara baru-baru ini, jika memungkinkan.
2. Beritahukan bahwa mereka punya waktu 5 menit untuk mewawancarai satu sama lain tentang pekerjaan mereka dan hal yang mereka ingin lihat dimasukkan ke dalam agenda untuk didiskusikan.
3. Setelah wawancara selesai, para peserta duduk kembali dan saling berhadapan. Sekarang mintalah seluruh pasangan mengulangi isi agenda yang disarankan rekannya secara bergantian. Peserta yang sarannya sedang disampaikan oleh rekannya boleh mengklarifikasi atau menambahkan poin apapun yang mereka inginkan. Setiap kali isi agenda diutarakan, Anda menuliskannya pada kertas flipchart.
4. Setelah semua peserta selesai, berikan mereka kertas dan pulpen. Mintalah masing-masing individu untuk mengidentifikasi 3 isi agenda teratas mereka. Setelah tahap ini selesai, mintalah informasi dari mereka dan tandai ketiga isi agenda tersebut dengan tanda ( 3) di sampingnya. Tuliskan pada flipchart lain isi agenda yang memiliki tanda ( 3) terbanyak.
5. Sekarang mintalah para peserta memberikan rangking (urutan) isi agenda yang paling banyak dipilih berdasarkan mana yang paling penting. Setelah masing-masing individu memberikan rangking, mintalah mereka membacakan rangkingnya secara bergantian dan bandingkan di flipchart.
6. Setelah seluruh isi agenda telah diurutkan, para peserta boleh memulai diskusi tentang isi agenda tersebut dari rangking teratas. Hal in akan memastikan bahwa isi agenda yang penting telah ter cover. Isi agenda yang memiliki rangking lebih rendah dapat di-cover jika waktu mengizinkan.
Catatan: Isi agenda terbaik dapat dibahas lebih dahulu. Pastikan bahwa tidak ada satu pun peserta yang merasa bahwa isi agenda mereka yang tidak ter-cover lebih penting daripada isi agenda yang ter-cover. Juga pastikan bahwa semua peserta terlibat dalam diskusi dan yang digunakan adalah tekhnik meeting yang benar.
Poin diskusi
1. Apakah ini merupakan cara praktis untuk memastikan bahwa yang didiskusikan adalah isi agenda yang penting?
2. Adakah isi agenda yang belum ter-cover padahal seharusnya sudah?
Variasi
1. Salah satu pesrta dapat di-broefing untuk memimpin latihan atau hanya memimpin diskusi.
_______________________________________________________________________
Catatan trainer
Contoh Lembar Pengamat
Lampiran ‘Lembar Pengamat’ digunakan sebagai contoh. Dilampirkan sebagai referensi bagi Anda untuk mendesain ‘Lembar Pengamat’ Anda sendiri. Sangatlah penting setiap kali Anda menggunakan para pengamat, mereka tahu benar apa yang harus mereka amati.
Dengan menggunakan lembar pengamatan yang didesain secara tepat berarti Anda memastikan adanya konsistensi. Anda juga memastikan bahwa seluruh poin yang ingin Anda munculkan akan ter-cover di dalam tahap akhir diskusi.
Lembar Pengamat No. 1
Merupakan tugas Anda untuk merekam apa yang terjadi berdasarkan urutan kronologis. Tulislah waktu kejadian di kolom sebelah kiri, pengamatan di kolom tengah, dan siapa yang terlibat di dalamnya pada kolom ketiga.
Jangan ambil bagian dalam latihan atau memberikan komentar atau memberi saran. Informasi yang Anda berikan setelah latihan akan membantu seluruh peserta untuk mempelajari poin yang berhubungan langsung dengan cara poin tersebut dijalankan.
| Waktu | Pengamatan | Nama |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
Lembar Pengamat No. 2
Merupakan tugas Anda untuk mencatat poinyang sesuai dengan daftar berikut.
Jangan ambil bagian dalam latihan atau memberikan komentar atau memberi saran. Informasi yang Anda berikan setelah latihan akan membantu seluruh peserta untuk mempelajari poin yang berhubungan langsung dengan cara poin tersebut dijalankan.
Apakah latihan tersebut direncanakan?
Bagaimana latihan itu direncanakan?
Apakah para peserta terorganisir?
Apakah tujuan telah ditetapkan?
Apakah seluruh sumber daya yang tersedia dimanfaatkan?
Apakah waktunya terkendali?
Bagaimana para peserta dibina?
Peran apa yang dijalankan oleh peserta?
Seberapa efektifkah komunikasi yang berlangsung?
Hal apa lagi yang berharga untuk dicatat?
Lembar Pengamat No. 3
Merupakan tugas Anda untuk mencatat poin yang sesuai dengan daftar berikut.
Jangan ambil bagian dalam latihan atau memberikan komentar atau memberi saran. Informasi yang Anda berikan setelah latihan akan membantu seluruh peserta untuk mempelajari poin yang berhubungan langsung dengan cara poin tersebut dijalankan.
Bagaimana latihan dianalisa?
Apakah para peserta terorganisir?
Apakah tujuan telah ditetapkan?
Apakah segala sesuatunya didelegasikan secara tepat?
Apakah seluruh sumber daya yang tersedia dimanfaatkan?
Bagaimana para peserta dibina?
Apakah masalah terpecahkan?
Sebarapa efektifkah komunikasi yang berlangsung?
Bagaimanakah alternatif didiskusikan dan evaluasi?
Hal apa lagi yang berharga untuk dicatat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar